Trước bối cảnh nền kinh tế ngày càng hội nhập sâu rộng, công tác kế toán luôn đồng hành xuyên suốt với tiến độ hoạt động vui chơi của doanh nghiệp. Sự phát triển nhanh chóng và đa dạng của vận động này đã làm cho dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh trở nên đa dạng và đa dạng. Câu hỏi đặt ra là doanh nghiệp phải ghi nhận, xử lý, lưu trữ các dữ liệu như thế nào để rất có khả năng đưa ra những thông tin quản trị có chất lượng? Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp xác minh mục tiêu và xây dựng hệ thống thông tin kế toán tương xứng với xu hướng lúc bấy giờ.
Xem thêm: Quý doanh nghiệp có nhu cầu cần tư vấn DIch vu ke toan tron goi tai quan 7 vui lòng liên hệ tại đây.
Ảnh minh họa. Nguồn: internet
Tác động của công nghệ thông tin đến quy trình xử lý hệ thống thông tin kế toán
Công nghệ thông tin (CNTT) đã góp phần làm thay đổi toàn diện lĩnh vực kế toán, thể hiện rõ nhất ở phương thức xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán có những bước nhảy vọt so với quy trình xử lý kế toán thủ công trước đây. tương tự như như những hệ thống thông tin khác, mô hình vận động Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) bao gồm 3 công đoạn.
Trước tiên, ghi nhận dữ liệu: Dựa vào sự kiện kinh tế, kế toán tiến hành lập các chứng từ. Kế toán trong điều kiện ứng dụng CNTT với phần cứng, phần mềm kế toán và công nghệ cơ sở dữ liệu sẽ cho phép người làm kế toán rất có khả năng nhập liệu qua bàn phím hay quét dữ liệu vào hệ thống.
Thứ hai, xử lý và lưu trữ dữ liệu: Dữ liệu kế toán sau khi được ghi nhận, kế toán trong môi trường thủ công tiến hành phân loại, sắp xếp, bóc tách ghi sổ nhật ký. tiến trình xử lý bao gồm: Lưu trữ, tổ chức thông tin, phân tích và tính toán các thông tin tài chính, kế toán được thực hiện tự động hóa nhanh chóng, chính xác hơn thông qua các chương trình đã được lập trình sẵn.
Thứ ba, kết xuất báo cáo: Căn cứ vào công dụng xử lý dữ liệu kế toán của giai đoạn xử lý, kế toán trong môi trường ứng dụng CNTT kết xuất một cách dễ dàng, nhanh lẹ và đa dạng các loại báo cáo so với kế toán thủ công, điều này được biểu hiện cụ thể qua cac: Báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích…
Các mức ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán
Trước áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, các doanh nghiệp (DN) phải tìm ra những giải pháp để chuyên sâu kết quả quản lý DN. một trong các số các phương án đặc biệt quan trọng là ứng dụng CNTT trong công tác cai trị DN. Tùy theo nhu cầu, quy mô hoạt động, khả năng tài chính và năng lực phân phối các sản phẩm công nghệ mà DN lựa chọn mức độ ứng dụng phù hợp.
Ứng dụng CNTT trong kế toán được biểu hiện cụ thể qua ba mức sau:
– Mức xử lý bán thủ công: Được hiểu là dùng máy tính xách tay và các ứng dụng văn phòng như: Word, Excel… Mức độ áp dụng này cũng đem lại nhiều thành công cho các DN quy mô nhỏ trong giai đoạn đầu áp dụng CNTT.
– Mức tự động hóa công tác kế toán: Phần mềm kế toán là chương trình được cấu hình thiết lập nhằm giúp đỡ cho công tác kế toán. Với việc thiết kế là các menu liệt kê các danh mục các chức năng phần mềm cho phép người làm kế toán lựa chọn để máy tính thực hiện. Tùy theo mức độ phân quyền đến đâu người làm kế toán được phép truy cập để sửa dữ liệu kế toán.
– Mức tự động hóa công tác cai quản: Ngoài xử lý các công việc gói gọn ở bộ phận kế toán, CNTT đã mở rộng triển khai ứng dụng trên góc độ toàn DN, đem lại thay đổi chất lượng cai trị nội tại, nâng cao năng lực điều hành, tăng tác dụng và năng lực cạnh tranh của DN. Mô hình quản trị thường được áp dụng là ERP (hệ thống hoạch định nguồn nhân lực) với phân hệ kế toán làm trung tâm.
Lợi ích của ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán
Lợi ích của việc ứng dụng CNTT vào kế toán được xem xét trên các góc độ sau:
Lợi ích về thu nhận dữ liệu: Kế toán trong môi trường CNTT đa dạng về nội dung, hình thức và thao tác làm việc nhập liệu. Về nội dung thu thập, từ dữ liệu kế toán chủ yếu là dữ liệu tài chính nay đa dạng hơn nội dung thu thập cả tài chính và phi tài chính.
Hình thức thu thập kế toán: Ngoài cách thức thu thập thông qua chứng từ, điện thoại, fax còn có thể sử dụng giúp sức của thiết bị như: Máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệu điện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử. Ngoài nhập liệu kế toán qua bàn phím, kế toán còn được giúp sức kỹ thuật nhập khẩu dữ liệu một cách nhanh chóng.
Lợi ích xử lý dữ liệu:
Việc kiến tạo HTTTKT theo hướng mở cho phép tích hợp với các hệ thống khác trong toàn DN như: Một bút toán thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến hệ thống kế toán nói riêng và toàn hệ thống nói chung, ngược lại xử lý kế toán cũng sẽ được cập nhật khi các phân hệ khác thay đổi như: bán hàng, mua hàng, nhân sự, sản xuất…
Một số ít chức năng được thực hiện tự động. Các bút toán được thực hiện tự động trong hệ thống như: Ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn hay thực hiên khấu hao hàng tháng. Với việc tự động tính toán, đối chiếu và tự động xử lý các nghiệp vụ cho phép tăng gia tốc xử lý dữ liệu của kế toán.
Với việc xây dựng nhiều quy trình thủ tục như: Kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ bằng tổng phát sinh có… nên kết quả xử lý kế toán có độ tin cẩn cao hơn.
Lợi ích cung cấp thông tin: Với hệ HTTTKT, việc cung cấp hỗ trợ ra đưa ra quyết định đa dạng, hối hả chính xác trên các mặt: Nội dung, hình thức, thời khắc và đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin. Thông tin cung cấp bao gồm cả thông tin tài chính và phi tài chính. Thông tin được cung cấp thống nhất, đầy đủ và liên tục. Do tổ chức dữ liệu mang tính tập trung nên cho phép cung cấp tin ở nhiều mức độ khác nhau: Hệ thống thông tin kế toán cũng thực hiện một cách linh hoạt Tùy theo đối tượng và đa dạng về hình thức, đồng thời có thể truy xuất từ khá nhiều nơi khác nhau.
Đối tượng cung cấp và đối tượng sử dụng thông tin: Người làm kế toán chỉ được tiếp cận dữ liệu và thông tin thuộc phân hệ mình phụ trách.
Tăng tính kiểm soát điều hành:
Điều hành và kiểm soát chung bao gồm: (1) Kiểm soát truy cập: Một người truy cập bất hợp pháp ảnh hưởng đến toàn bộ dữ liệu trong DN; (2) Phân chia chức năng: Tách biệt người kiến tạo/lập trình và khách hàng, tách biệt giữa người nhập liệu và cai quản dữ liệu, phân chia rõ nhiệm vụ của từng người, bộ phận trong hệ thống kế toán; (3) điều hành và kiểm soát lưu trữ như: DN quy định rõ ràng, cụ thể chi tiết với cá nhân, đồng thời tổ chức kế hoạch về thời điểm sao lưu, thiết bị, phương pháp và trọng trách trong quá trình sao lưu; (4) tuân hành quy trình: Một chức năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng trước đó không thực hiện được, xây dựng hồ sơ quy trình rõ nét, cụ thể, chi tiết và kèm theo trọng trách có liên quan.
Kiểm soát điều hành ứng dụng gồm: (1) Kiểm soát nguồn dữ liệu là thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát điều hành trong từng ứng dụng cụ thể như: phải chăng, giới hạn, nhập trùng, số tổng, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, vùng dữ liệu, số tự động, đầy đủ, định dạng, dấu, dung lượng. DN có thể sử dụng dữ liệu truyền điện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận với nhau; (2) kiểm soát và điều hành xử lý: Ràng buộc tính toàn diện dữ liệu, báo cáo các yếu tố bất thường, Kiểm soát về xử lý tự động, xem xét việc thực hiện tiến trình xử lý theo quy định và bức tốc phương án an ninh mạng.